Trenggalek — Dalam upaya memperkuat kualitas pelayanan pertanahan sekaligus mempercepat implementasi transformasi digital, Kantor Pertanahan Kabupaten Trenggalek menggelar Rapat Koordinasi bersama seluruh petugas Loket Pelayanan untuk membahas perkembangan progress alih media dokumen pertanahan, pada Rabu 12 November 2025, bertempat di Ruang Rapat Kantor Pertanahan.
Rapat dipimpin oleh Korsub dari Seksi Survei dan Pemetaan selaku koordinator pelaksanaan alih media, serta didampingi perwakilan dari Korsub Seksi Penetapan Hak dan Pendaftaran Tanah (PHP). Seluruh petugas loket hadir untuk menyampaikan laporan perkembangan, kendala, dan kebutuhan teknis dalam mendukung percepatan digitalisasi dokumen.
Pada sesi pemaparan, masing-masing unit pelayanan melaporkan capaian harian dan mingguan terkait jumlah dokumen fisik yang telah dipindai, hasil verifikasi kelengkapan administrasi, serta kualitas file digital yang telah berhasil diunggah ke sistem. Tim alih media juga menyampaikan evaluasi terhadap dokumen yang masuk, termasuk temuan perbaikan standar pemindaian, keterbacaan dokumen, dan penataan arsip digital.
Dalam arahannya, Korsub dari Seksi Survei dan Pemetaan serta Seksi Penetapan Hak dan Pendaftaran menekankan bahwa alih media dokumen bukan sekadar kegiatan administratif, tetapi merupakan bagian dari strategi besar menuju layanan pertanahan yang lebih cepat, transparan, dan akurat.
“Alih media adalah jantung dari digitalisasi layanan. Keberhasilan program ini sangat bergantung pada ketepatan berkas yang masuk dari loket dan kedisiplinan kita semua dalam mengikuti standar kerja. Kita harus memastikan bahwa setiap dokumen yang diserahkan oleh masyarakat ditangani secara profesional, diverifikasi dengan benar, dan dipindai dengan kualitas terbaik,” tegas Dimas selaku Koordinator Pelaksana Alih Media.
Koordinator Loket Pelayanan juga menambahkan bahwa komunikasi yang efektif antar-unit menjadi kunci agar tidak terjadi ketidaksinkronan data. Ia menekankan pentingnya konsistensi dalam memeriksa formulir permohonan, kelengkapan dokumen identitas, dan peta bidang sebelum diserahkan kepada tim alih media.
Rapat turut membahas sejumlah tantangan teknis yang ditemukan selama proses alih media, di antaranya:
• Berkas yang tidak seragam sehingga menyulitkan penataan digital.
• Proses scanning yang terhambat karena kapasitas alat terbatas.
• Dokumen lama yang memerlukan perlakuan khusus agar tidak rusak saat dipindai.
• Variasi format dokumen yang membutuhkan standarisasi sebelum diunggah ke sistem.
Untuk menjawab tantangan tersebut, rapat menghasilkan beberapa langkah strategis, antara lain:
1. Penyempurnaan SOP alih media dokumen, termasuk standar pengecekan dan alur penanganan dari loket ke unit teknis.
2. Penambahan sesi pelatihan internal bagi petugas loket dan operator alih media mengenai teknik pemindaian dan penataan file digital.
3. Penerapan monitoring harian, yang akan dievaluasi dalam rapat mingguan untuk memastikan tercapainya target penyelesaian alih media.
4. Optimalisasi perangkat scanning, termasuk pengaturan jadwal pemindaian agar tidak terjadi penumpukan berkas.
5. Penegasan standar kualitas dokumen digital, khususnya agar seluruh file yang masuk memiliki resolusi, format, dan keterbacaan yang memenuhi ketentuan.
Rapat koordinasi ini menjadi momentum penting untuk meningkatkan sinergi internal sekaligus memastikan bahwa proses alih media berjalan efektif dan memberikan dampak langsung terhadap kualitas pelayanan pertanahan. Transformasi digital yang tengah digulirkan Kementerian ATR/BPN membutuhkan kesiapan seluruh lini, termasuk loket pelayanan yang menjadi garda terdepan dalam menerima dan memvalidasi berkas permohonan masyarakat.
Dengan adanya komitmen bersama dan perbaikan berkelanjutan, Kantor Pertanahan Kabupaten Trenggalek optimis bahwa proses alih media dokumen dapat diselesaikan tepat waktu dan mampu menunjang percepatan penyediaan layanan pertanahan yang modern, responsif, dan terpercaya.(fe)
.jpeg)
.jpeg)
